HERRAMIENTAS SOCIALES EN LA EMPRESA (II): COLABORACIÓN
Las estrategias y prácticas relacionadas con los esfuerzos en materia de innovación colaborativa se centran en la reducción de costes, entendiendo la necesidad de invertir en nuevos modelos de productividad para aumentar la efectividad de esos esfuerzos.
Uno de los objetivos prioritarios para toda empresa que adopte el dospuntocero organizativo es la consecución de una ventaja competitiva frente a aquellas que igualmente opten por la reducción de costes pero no asuman el riesgo de la inversión, lo que puede diferenciarlas de las demás al no ser capaces de responder rápida y eficazmente a los problemas y, por lo tanto, no obtener esa ventaja competitiva.
LA TECNOLOGÍA 2.0 Y LA CADENA DE VALOR
La relación entre la construcción de equipos colaborativos y la elección del proveedor de soluciones de social computing es clave para el éxito o fracaso del desarrollo de una estrategia de colaboración, y así lo han entendido empresas como TransUnion tras haber invertido 50.000 dolares en una aplicación de social media para la empresa desarrollada por SocialText y que incluye un wiki, mensajería instantánea y una opción de mensajes en grupo similar a Twitter. Entre los beneficios reportados por el retorno de la inversión se halla el hecho de que al utilizar la aplicación de Socialtext se han reducido costes al liberar el flujo de ideas e innovación entre el personal de TransUnion, que resuelve problemas más grandes con menos dinero. Casos como el de TransUnion demuestran que las tecnologías colaborativas tienen potencial para transformar el modo en que los miembros de las empresas trabajan juntos para producir valor.
Uno de los factores a la hora de construir equipos colaborativos es la disponibilidad para la compartición de recursos de sus miembros así como el grado de conectividad desarrollado a través del uso de herramientas de software social como Facebook o Twitter que permiten interactuar e intercambiar conocimiento, lo que facilita la rápida adaptación al entorno basado en tecnologías y procesos asociados a iniciativas externas.
Los nuevos modelos de comunicación contribuyen a canalizar las conversaciones en tiempo real de un equipo colaborativo dentro de una organización, y ese es un aspecto que pretende cubrir Google Wave, la nueva revolución en las plataformas de comunicación y colaboración con el precedente para Google en materia de herramientas de colaboración que supone Google Docs. Uno de los cambios que pretende introducir Wave es la manera de distribuir la información al sincronizar a los usuarios en un proceso de colaboración. Asímismo, la novedosa característica conocida como ‘Playback History’ permitirá revisitar cualquier tarea realizada al comparar el historial con los nuevos proyectos propuestos.
Como lectura recomendada, el libro “Collaboration in the Cloud”.
BASES DE DATOS 2.0: DABBLE DB MEJORA TU PRODUCTIVIDAD
Utilizar un servicio de creación de aplicaciones para bases de datos basado en web para posteriormente compartir datos en un entorno corporativo es algo que no requiere de conocimientos de programación en Visual Basic. Lo más importante, esa aplicación y la posterior base de datos estará disponible en minutos, ayudandonos así a optimizar nuestra productividad.
Para crear una aplicación que me permitiera exportar mis marcadores de del.icio.us a una base de datos utilicé Dabble DB, desde donde podemos importar datos de un sitio web. Una vez que los datos de del.icio.us fueron importados, la aplicación quedó construída incluyendo campos y formularios de manera automática, así como los marcadores, enlaces, comentarios y fechas de actualización guardados en del.icio.us. Posteriormente se pueden añadir más tablas, columnas o formularios, pero la aplicación básica ya estaba construída. El resultado fue este:
Tras haber creado la aplicación, esta se puede guardar como archivo .xls para poder manipular los datos en Excel. Mi intención era guardarla en Excel para posteriormente importar esos mismos datos desde Access y desde allí crear la base de datos, aunque esta ya estaba creada y almacenada en los servidores de Dabble DB desde donde podemos compartir las bases de datos creadas. Tras guardar los datos en Excel, los datos se mostraron como se puede ver:
El siguiente paso fue importar este archivo de Excel desde Access para la base de datos. Una vez que los datos fueron importados a Access no solo tenía la base de datos preparada sino que además tenía un backup de mis marcadores de del.icio.us en esa misma base de datos.
La base de datos ya estaba preparada para ser exportada a Sharepoint, desde donde se puede almacenar en una intranet aumentando así el flujo de información procedente de una cuenta de del.icio.us.
Gracias a los servicios de creacion de bases de datos 2.0 y en cuatro sencillos pasos podemos crear aplicaciones, sin olvidar que, al exportar los datos a otros formatos, estos pueden ser eliminados de dichos servicios.
10 POST RECOMENDADOS DEL MES ESPECIAL GTD Y PRODUCTIVIDAD
Este mes, mis diez lecturas recomendadas giran en torno al Getting Things Done y a la Productividad. Me gustaría agradecer a los autores el valor de estos artículos así como la oportunidad de poder compartirlos en esta sección
Enfócate en lo esencial, simplifica tu listado to-do
“Sigo siendo un fiél seguidor del GTD pero creo que cada persona tiene que adaptarlo para las necesidades de uno mismo. Eliminar cosas es importante, al final del día ser productivo no se trata de hacer todo que podemos, es ser eficiente con nuestro tiempo y atención y hacer lo menos posible. ¿ No?”.
Los 4 fallos más comunes en GTD
“Ya lo he comendado muchas veces por aquí: empezar a trabajar según en método de Getting Things Done es difícil. Tendrás que cambiar tus hábitos, lo que por general cuesta varios meses o incluso años. No obstante, la mayoría de los problemas con GTD son debido a solo quatro errores”.
El listado de productividad personal en Twitter
“quiero hacer una lista similar de gente interesado en la productividad personal (o gtd, auto-ayuda, desarrollo personal, ayudo de carera, emprendedores, etc.). Si quieres participar en la lista, simplemente deja un comentario con la URL de tu perfil en Twitter. He empezado con mi propio perfil y si llegan los comentarios actualizaré la lista”.
“Por estos días y en especial en esta zona del mundo la gente tiene un fanatismo a trabajar sin descansar, trabajar hasta terminar sin preocuparse por la salud y la productividad, es lo que yo llamo la cultura del no-break”.
“la multitarea en informática es absolutamente vital: si no lo fuese, escuchar un MP3 mientras navegas por Internet sería posible. Sin embargo, una cosa es disfrutar de esa capacidad en el ordenador, y otra muy distinta es la capacidad humana para la multitarea. ¿Puede el hombre hacer varias cosas a la vez?”.
“Recopilar es el hábito número 1 del sistema ZTD y el pilar de cualquier método organizativo. El hábito de recopilar es simple: ten unos pocos lugares para recolectar información y papeles, y utiliza ese sistema”.
“Lo que ocurre es que no nos han enseñado que tenemos que pensar en nuestro trabajo antes de poder hacerlo, lo cual se suma al hecho de que buena parte de nuestra actividad diaria sigue estando definida por cosas que aún se han de hacer o mover, es decir, del tipo "línea de producción".
Mejorar la productividad trabajando desde casa
“Pese a que el sueño de muchos es trabajar desde casa, ya sea para uno mismo o para otra persona, muchas veces la productividad se resiente enormemente cuando se da este paso”.
¿Cuál es la acción? Dejar tu bandeja de entrada de email a cero
“Quiero compartir unos trucos para ayudarte dejar de vivir dentro de tu bandeja de entrada de email.Mi solución no debería ser un concepto nuevo para lectores que están familiarizados con GTD porque está muy inspirada en Getting Things Done de David Allen. En resumen, se trata de responder rápidamente a unas preguntas sobre cada email en tu bandeja de entrada de email”.
Evernote, que no se me olvide…
“Se trata de un bloc de notas similar al de Google, sólo que con muchas más prestaciones y un mejor acabado. Evernote almacena en función de los contenidos, así que no sólo guarda el código de la página fragmento anotado, sino que si hay elementos multimedia (imágenes, pdf o audios) los guarda "tal cual". También puedes anotar fotos hechas por tí o escribir una nota directamente, incluso a mano alzada”.
COMO MEJORAR NUESTRO GTD
Es lo que inmejorablemente nos ofrece Andrés Milleiro en este artículo en el que explica cómo aplicar Backpack para utilizar el método GTD.
Sobre GTD y el vídeo sobre la charla de David Allen disponible en el canal Google Tech Talks nos habló Lucas Rodriguez Cervera en este artículo en el que describe una de las maneras en que utiliza este método, cuya representación grafica realizada por Scott Moehring y Paul Garrett la encontramos traducida en el blog de Guillermo M. Mazza.
37 APLICACIONES WEB PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD
Gracias a este excelente post escrito por Mason de Smallfuel.com he podido probar y disfrutar de la mayoría de utilidades incluídas en el listado de 37 aplicaciones web para optimizar nuestra productividad.
Herramientas para la Gestión de Proyectos y Tareas
Actionthis.com
ActionThis es un servicio basado en web para la gestión de proyectos y tareas y para asegurarse de su finalización. Utilizan herramientas cotidianas para ayudarte a hacer las cosas y volver a casa antes de tiempo. Interfaz realmente agradable y una metodología de “Planéalo, házlo, mejora” elegantemente simple.
Actionize.com
Actionize es un completo sistema de herramientas para la pequeña empresa. Consta de un gestor de proyectos, administrador de tareas, calendario y administrador de contactos. “Consiguiendo hacer negocios” es su eslógan.
Basecamp.com
Basecamp es el gestor de proyectos y la herramienta de colaboración de la conocida 37signals. Es un excelente sistema que creo que es sencillo y flexible a la vez. Es simplemente muy bueno en general, y lo recomiendo a cualquiera en la pequeña empresa.
Clarizen.com
Clarizen es un diseño de sistemas de gestión de proyectos con el objetivo de “hacer reales los proyectos”. Decididamente tienen un sentimiento de gran empresa pero con precios al alcance de la mayoría de las pequeñas empresas.
Blogs y sitios web de productividad
ZenHabits.net
ZenHabits es un blog acerca de la consecución de objetivos, de ser productivo, de ser organizado, de conseguir que se hagan las cosas y de la formación de hábitos útiles. Está escrito por el moderadamente famoso (en la blogosfera) Leo Babauta. Este es uno de mis blogs favoritos.
To-Done.com
To-Done.com es un blog relativamente desconocido escrito por diferentes personas interesadas en la productividad y en conseguir que se hagan las cosas. La escritura es de gran calidad y los consejos son siempre útiles.
Lifehacker.com
Lifehacker es un conocido blog que escribe sobre trabajar más inteligentemente y vivir más productivamente. Tiene una orientación decidamente techy, así que asegúrate de que te gusta la tecnología antes de profundizar en esta.
43folders.com
43folders es el sitio web de Merlin Mann acerca de la productividad personal, la gestión del tiempo, trucos para vivir y formas sencillas para hacer tu vida un poco mejor. Su sitio tiene un blog, foros y un tablón de anuncios de trabajo muy activo.
Lifehack.org
Lifehack.org (no el mismo que lifehacker.com) es un resumen diario de indicadores de productividad, consejos para conseguir que se hagan las cosas y útiles trucos para la vida. Este blog es una excelente lectura para todos aquellos que buscan conseguir hacer más.
Libros sobre Productividad y Ejecución
Getting Things Done
El libro que comenzó la revolución. “Getting Things Done” es el recurso más famoso sobre completar tareas y comprobar cosas de tu lista de tareas pendientes. Escrito por el ahora famoso David Allen, es una lectura obligada si aún no lo has hecho.
The 4 Hour Work Week
Otro revolucionario libro, “The 4 Hour Work Week” se centra en la subcontratación y en tener personas para finalizar las cosas por tí. ¿Por qué está este libro en una lista sobre productividad y adopción de medidas?. Porque tener a otras personas haciendo tu trabajo al final tiene el mismo resultado y puede ser un salvavidas.
Self-Discipline in 10 Days
En el núcleo de la adopción de medidas y en conseguir que se hagan las cosas se encuentra la autodisciplina. Este libro es un excelente recurso para quienes quieran aprender más.
The Now Habit
La procrastinación es el enemigo de la productividad. Este libro ofrece un programa estratégico para superar la procrastinación.
Herramientas GTD
Vitalist.com
Vitalist es una impresionante aplicación web diseñada para ayudarte a organizar acciones y proyectos online. Utilizan el sistema GTD (Getting Things Done) de David Allen para crear la mejor manera de mantenerse organizado online, según dice una gran cantidad de personas. Estoy muy cerca de estar de acuerdo con ellos.
Simplegtd.com
Simple GTD es otra aplicación web construida alrededor del sistema GTD de David Allen . Es totalmente gratuíto y ofrece una sencilla manera de organizar tu material online.
ThinkingRock.com.au
Thinking rock es otra aplicación gratuita para organizar tus ideas con la metodología GTD. Este es un programa basado en el escritorio.
Nozbe.com
Nozbe es otra herramienta para el seguimiento de las tareas pendientes, los proyectos y las acciones siguientes. Sigue vagamente la metodología GTD y ofrece una interfaz muy limpia basada en web.
GTD Gmail
GTD Gmail es una muy interesante extensión para FireFox que ayuda a convertir tu cuenta de Gmail en una herramienta de GTD. Tendrás que comprobarlo por tu cuenta-realmente no hay mucho más que añadir.
Herramientas para las Tareas Pendientes
RememberTheMilk.com
Remember the milk es una aplicación web para listas de tareas pendientes realmente güay con un nombre perfecto. Nunca olvidarás la leche (o cualquier otra cosa) de nuevo.
Ta-Da List
Ta-Da List de 37signals es un sencillo gestor de listas de tareas pendientes. Cuenta con una gran funcionalidad, una interfaz sencilla y todo lo que esperarías de 37signals. Y también es totalmente gratuito 
MyToDos.com
MyToDos es otra sencilla y gratuita aplicación web para el cuidado de tus listas de tareas pendientes.
ToDoist.com
Todoist es un gestor online de tareas pendientes muy fácil de usar y con una interfaz agradable de arrancar. No se puede superar de forma gratuíta.
TuDuMo.com
Tudumo es un pequeño programa descargable que te ayuda a gestionar las tareas pendientes y otras tareas. Puede manejar el sistema GTD también.
Gestión y Seguimiento del Tiempo
GetHarvest.com
Harvest es el auto-proclamado mejor software de seguimiento de tiempo, y yo no diría que está lejos de serlo. El tiempo es dinero, y es fundamental para una empresa saber cómo sus empleados (y propietarios) gastan su tiempo. Harvest está diseñado y construido para las pequeñas empresas.
MeeTimer.com
MeeTimer es probablemente la más útil extensión para FireFox que he visto nunca. Rastrea tu cantidad de navegación por Internet para el trabajo y cuánto te estás escaqueando (se puede especificar qué sitios cuentan como trabajo). Esto puede tanto deprimirte como aumentar tu productividad diez veces.
SlimTimer.com
SlimTimer se incluye en la lista a causa de su slogan— “Haz el amor y no hojas de tiempo”. Más allá de eso, es un sencillo rastreador de tiempos basado en web. Crea tareas, registra el tiempo de tu trabajo y ejecuta informes
ClockingIt.com
ClockingIt es una aplicación web gratuíta que lleva el registro de tus tareas y el tiempo que pasas con ellas. Está muy bien diseñado y completamente ofrecido, teniendo en cuenta que está disponible de forma gratuita.
Toggl.com
Seguimiento de tiempos online gratuíto, ni mucho más ni mucho menos.
Calendarios y Horarios
CalendarHub
Un bien diseñado calendario basado en web que se puede utilizar en privado, con un grupo o incluso publicar en una página web. Con un look muy parecido a Google Calendar, pero sin duda con algunas ventajas exclusivas. Me gusta especialmente que te faciliten la publicación en otros sitios como un blog o la página principal de la empresa.
Google Calendar
El gorila de 4.536 Kgs. de peso pasa a tener una aplicación de calendario muy buena. En el típico estilo de Google, está bien diseñada con una interfaz muy limpia y usable. La joya de la corona es completamente interactiva con Gmail y otras aplicaciones de Google.
Acuity Scheduling
Acuity Scheduling es una estupenda aplicación web que permite a tus clientes programar citas contigo online . También puede manejar el aspecto de la facturación -con total integración de PayPal. Si dependes de las citas programadas para los negocios, realmente deberías probar esto.
Jotlet.net
Jotlet es como cualquier otro calendario basado en web con una sola excepción, que te permite personalizar el calendario con el logotipo y la marca de tu empresa. Puedes incluso integrarlo en tu página web.
Planificación y Fijación de Objetivos
PlanHQ.com
PlanHQ es un maravillosa aplicación web que ayuda a las empresas a gestionar y actualizar un plan de negocios. Está diseñada para equipos de start-up que estan en constante creación y actualización de objetivos, y hasta incluye alguna gestión de tareas que te ayudarán a alcanzar esos objetivos.
StartupBusinessSchool.com
Startup Business School es un excelente recurso para nuevas pequeñas empresas (también para las viejas, supongo) que necesitan ayuda para escribir un plan de negocio y para definir objetivos y metas. Tienen un sistema fácil de utilizar que te hace preguntas y da salida a un plan completo.
JoesGoals.com
Joe’s Goals es un rastreador de hábitos online gratuíto, lo que significa que puede realizar un seguimiento de la frecuencia con la que rompes o cumples tus objetivos. Este sitio web es ideal para tareas repetitivas que pueden ser monitorizadas por tiempos.
Motivación
WorldOfInspiration.com
World of Inspiration es una página centrada al 100% en citas inspiradoras. Su diseño es muy limpio y realmente muestra la nueva cita de cada día. Se pueden obtener las citas a través de RSS o correo electrónico.
20 Motivational Hacks from ZenHabits.net
Este es un post de Leo Babuata de Zenhabits sobre 20 maneras diferentes de mantener la motivación. Es un excelente post y una lectura recomendada para todos.
PickTheBrain.com
Pick the brain es un blog acerca de la auto-mejora en general, y tiene una excelente sección de motivación.
Por otro lado, en Mashable ofrecen 400 recursos para la productividad online además de un toolbox con 30 recursos GTD
PRODUCTIVIDAD EN TU E-MAIL
Para las ocasiones en que la conexión a Internet no es lo suficientemente buena, en Pyxel y Dyxel han elaborado un listado de direcciones de correo que nos servirán no sólo para enviar mensajes sino también para navegar y realizar nuestras tareas diarias por la red.
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