HERRAMIENTAS SOCIALES EN LA EMPRESA (II): COLABORACIÓN

Las estrategias y prácticas relacionadas con los esfuerzos en materia de innovación colaborativa se centran en la reducción de costes, entendiendo la necesidad de invertir en nuevos modelos de productividad para aumentar la efectividad de esos esfuerzos.

Uno de los objetivos prioritarios para toda empresa que adopte el dospuntocero organizativo es la consecución de una ventaja competitiva frente a aquellas que igualmente opten por la reducción de costes pero no asuman el riesgo de la inversión, lo que puede diferenciarlas de las demás al no ser capaces de responder rápida y eficazmente a los problemas y, por lo tanto, no obtener esa ventaja competitiva.

LA TECNOLOGÍA 2.0 Y LA CADENA DE VALOR

La relación entre la construcción de equipos colaborativos y la elección del proveedor de soluciones de social computing es clave para el éxito o fracaso del desarrollo de una estrategia de colaboración, y así lo han entendido empresas como TransUnion tras haber invertido 50.000 dolares en una aplicación de social media para la empresa desarrollada por SocialText y que incluye un wiki, mensajería instantánea y una opción de mensajes en grupo similar a Twitter. Entre los beneficios reportados por el retorno de la inversión se halla el hecho de que al utilizar la aplicación de Socialtext se han reducido costes al liberar el flujo de ideas e innovación entre el personal de TransUnion, que resuelve problemas más grandes con menos dinero. Casos como el de TransUnion demuestran que las tecnologías colaborativas tienen potencial para transformar el modo en que los miembros de las empresas trabajan juntos para producir valor.

Uno de los factores a la hora de construir equipos colaborativos es la disponibilidad para la compartición de recursos de sus miembros así como el grado de conectividad desarrollado a través del uso de herramientas de software social como Facebook o Twitter que permiten interactuar e intercambiar conocimiento, lo que facilita la rápida adaptación al entorno basado en tecnologías y procesos asociados a iniciativas externas.

Los nuevos modelos de comunicación contribuyen a canalizar las conversaciones en tiempo real de un equipo colaborativo dentro de una organización, y ese es un aspecto que pretende cubrir Google Wave, la nueva revolución en las plataformas de comunicación y colaboración con el precedente para Google en materia de herramientas de colaboración que supone Google Docs. Uno de los cambios que pretende introducir Wave es la manera de distribuir la información al sincronizar a los usuarios en un proceso de colaboración. Asímismo, la novedosa característica conocida como ‘Playback History’ permitirá revisitar cualquier tarea realizada al comparar el historial con los nuevos proyectos propuestos.

Como lectura recomendada, el libro “Collaboration in the Cloud”.

CLOUD COMPUTING: IDENTIFICANDO EXPECTATIVAS

Analizar la tecnología cloud computing implica explorar más allá de los problemas y riesgos para reconocer las posibilidades en materia de innovación, ahorro de costes y productividad para la pequeña y mediana empresa. Aunque evaluar todas las perspectivas es algo implícito de toda novedad tecnológica, no es menos cierto que todo el hype creado alrededor del cloud computing progresará hasta convertirse en un proceso de negocio más en los próximos dos años, tal y como se puede observar en este gráfico creado por Gartner y que muy acertadamente refleja ya como de adopción mayoritaria la Web 2.0 y el Blogging Corporativo. Será entonces cuando se pueda determinar qué servicios y procesos generan el mejor retorno de la inversión (ROI).

Por ello, enfatizar las desventajas sin participar en la conversación proponiendo ideas para gestionar los cambios podría retrasar la adopción del cloud con su consecuente desconfianza en los proveedores de servicios y en el mercado de aplicaciones bajo demanda.

En este sentido, Joe McKendrick ha propuesto en Enterprise 2.0, SOA, Cloud: Ten Fearless Predictions diez ideas que encajan en el concepto de avance significativo en el cloud computing:

HBI * # 1: Menos hablar sobre “arquitectura orientada a servicios” en el mercado – pero esto no significa que el SOA se haya ido.
HBI * # 2: La nueva economía emergente de la recesión impulsará SOA, WOA, y el cloud computing en nuevas direcciones – como vehículos para el crecimiento de nuevos negocios.
HBI * # 3: El aumento de la Web Inteligente – SOA, WOA y el cloud están convirtiendo la inteligencia de negocios en “inteligencia colaborativa”.
HBI * # 4: El aumento de “negocios ligeramente acoplados”, construidos sobre servicios de intermediación o agregados.
HBI * # 5: Potencia de computación “¿demasiado barata como para medirla?” Gracias a SOA, WOA y la nube, la energía masiva del centro de datos está disponible por, literalmente, peniques.
HBI * # 6: Hecho por encargo: Los proveedores de aplicaciones pueden comenzar a parecer más “Dells” que “IBMs” mientras se convierten en ensambladores de componentes de software preconstruidos hechos a la medida .
HBI * # 7: La oportunidad llama: Las empresas buscarán los servicios de terceros, proporcionando nuevas oportunidades para las pequeñas microempresas -, así como grandes “combinaciones de nubes”.
HBI * # 8: Integración, ligera y simple: Enterprise 2.0 y la Web 2.0 se están convirtiendo en el “SOA Global”.
HBI * # 9: SOA, WOA y el cloud aumentarán la subcontratación, pero la subcontratación tendrá una nueva forma – menor número de mega-tratos, más micro-subcontratación.
HBI * # 10: Más usuarios de negocios construirán sus propias aplicaciones. Más personal de IT estará involucrado en el negocio.

En relación a los riesgos y problemas derivados del cloud, la auto gestión se define como alternativa a las llamadas “nubes públicas” (Google, Amazon…) en beneficio de la disponibilidad y control de los datos. Esto es posible gracias a la virtualización de los data centers o “nubes privadas”. Las empresas pueden crear y acceder a sus propias aplicaciones, así como almacenar su información y gestionar sus recursos en un entorno de virtualización. Uno de los puntos fundamentales en la gestión de los recursos se refiere a la monitorización por parte del personal de IT de la capacidad de almacenamiento. Las nubes privadas son utilizadas dentro del firewall corporativo y gestionadas por empleados internos por lo que el control de los datos recae en último término en el administrador, permitiendo que los datos menos sensibles sean utilizados en nubes públicas en caso de que sea necesario su utilización geográfica e incluso para crear un backup de la nube privada. En determinados sectores utilizar una nube privada puede servir como test antes de decidir qué recursos adoptar de infraestructuras como Amazon o Microsoft Windows Azure, esto es, de las anteriormente mencionadas nubes públicas.

Los proveedores de productos y servicios enmarcados en la categoría de “nubes privadas” han comenzado a identificar las oportunidades de transformar infraestructuras en servicios y estan comenzando a entregar satisfactoriamente los suministros requeridos por los clientes/usuarios:

Eucalyptus ofrece su software open source del mismo nombre así como servicios adicionales de mantenimiento y apoyo. Las empresas pueden usar sus propios servidores siempre que se ejecuten sobre ciertos tipos de infraestructuras. No soporta VMware ni el entorno de virtualización Hyper-V de Microsoft. En cambio requiere Xen de Citrix, la máquina virtual basada en el kernel de Linux, o xVM de Sun. Sólo se puede ejecutar sobre Ubuntu, CentOS, Debian u OpenSUSE. Incluído en la versión de Ubuntu Linux para servidores, permite la creación de nubes internas y dispone de una gran comunidad de usuarios. Ya son más de 350 las empresas que lo utilizan como modo de seguridad y desde la compañía esperan que sus clientes comiencen a utilizarlo como plataforma de desarrollo de aplicaciones capaces de ejecutarse en Amazon.

ParaScale suministra una solución de almacenamiento que puede ser usada por las empresas para crear sus propias nubes, tanto públicas como privadas. El software se gestiona sobre servidores que ejecuten Linux, y la compañía proporciona 4TB para construir de manera gratuíta las nubes privadas. Como factor a destacar en lo referente a los costes, ParaScale cuenta con una calculadora para el Coste Total de Propiedad (TCO) que ayuda a las empresas a cuantificar el valor y algunas de las compensaciones que necesitan ser consideradas al utilizar una solución de almacenamiento para cloud computing.

REDPLAID ofrece una solución de hosting para nubes privadas completamente asegurada tras haber sido desarrollada bajo métodos propietarios. Las nubes privadas de REDPLAID entregan los beneficios del cloud computing, sin embargo su entorno de cloud está completamente dedicado al uso exclusivo de un cliente específico, lo que asegura la selección del tipo de cloud computing que más se ajuste a sus necesidades.

GigaSpaces ha actualizado recientemente su Marco de Trabajo para Cloud Computing integrándolo en el sistema de facturación de Amazon, lo que permite que los usuarios lo utilicen bajo el modelo de pago por uso. De este modo no es necesario descargar ningún software (aunque existen versiones descargables de su producto tanto para Linux como para Windows) y, lo que es más importante, se pueden probar modelos ya creados de nubes privadas. Destaca el hecho de que en caso de que las aplicaciones respondan con demasiada lentitud XAP automáticamente las distribuye a los nuevos nodos del cluster, por lo que el rendimiento no varía.

BASES DE DATOS 2.0: DABBLE DB MEJORA TU PRODUCTIVIDAD

Utilizar un servicio de creación de aplicaciones para bases de datos basado en web para posteriormente compartir datos en un entorno corporativo es algo que no requiere de conocimientos de programación en Visual Basic. Lo más importante, esa aplicación y la posterior base de datos estará disponible en minutos, ayudandonos así a optimizar nuestra productividad.

Para crear una aplicación que me permitiera exportar mis marcadores de del.icio.us a una base de datos utilicé Dabble DB,   desde donde podemos importar datos de un sitio web. Una vez que los datos de del.icio.us fueron importados, la aplicación quedó construída incluyendo campos y formularios de manera automática, así como los marcadores, enlaces, comentarios y fechas de actualización guardados en del.icio.us. Posteriormente se pueden añadir más tablas, columnas o formularios, pero la aplicación básica ya estaba construída. El resultado fue este:

Tras haber creado la aplicación, esta se puede guardar como archivo .xls para poder manipular los datos en Excel. Mi intención era guardarla en Excel para posteriormente importar esos mismos datos desde Access y desde allí crear la base de datos, aunque esta ya estaba creada y almacenada en los servidores de Dabble DB desde donde podemos compartir las bases de datos creadas. Tras guardar los datos en Excel, los datos se mostraron como se puede ver:

El siguiente paso fue importar este archivo de Excel desde Access para la base de datos. Una vez que los datos fueron importados a Access no solo tenía la base de datos preparada sino que además tenía un backup de mis marcadores de del.icio.us en esa misma base de datos.

La base de datos ya estaba preparada para ser exportada a Sharepoint, desde donde se puede almacenar en una intranet aumentando así el flujo de información procedente de una cuenta de del.icio.us.

Gracias a los servicios de creacion de bases de datos 2.0 y en cuatro sencillos pasos podemos crear aplicaciones, sin olvidar que, al exportar los datos a otros formatos, estos pueden ser eliminados de dichos servicios.

MICROSOFT Y EL CLOUD COMPUTING

A pesar de que Steve ballmer, Ceo de Microsoft, afirmó recientemente que en Google Docs ni siquiera se pueden poner pies de página en los documentos y despues de confirmar que se equivocaba, lo cierto es que la pugna por dominar el mercado de aplicaciones de productividad en el cloud computing ha dado un paso adelante tras el anuncio por parte de Microsoft de la inclusión de aplicaciones web en su próxima suite Office 14, aunque no será hasta el 2009 cuando se podrá disponer de las versiones web de Word, Excel, Powerpoint y OneNote vía Microsoft Office Live. Estas aplicaciones web ofrecerán plenas facilidades de edición a través de una versión refinada de la interfaz que se utiliza en Office 2007.

                                   

Motivados, quizás, por el aumento de clientes corporativos por parte de Google Apps, la compañía de Redmond lanzó Windows Azure, plataforma  de servicios donde los desarrolladores podrán alojar el software y aplicaciones que hayan creado. A esta plataforma se refirió Steve Ballmer en “A Platform for the Next Technology Revolution” y, según sus propias palabras, “Windows Azure permitirá a las organizaciones responder a realidades tales como la necesidad de utilizar la Web para ofrecer amplia información a los clientes y de interactuar con un público que tiene potencial para expandirse exponencialmente de la noche a la mañana; a integrar operaciones con socios – y, a veces, incluso con competidores – para satisfacer las necesidades de los clientes; a añadir nuevas capacidades para responder rápidamente a nuevas oportunidades; y a permitir a los empleados trabajar de manera eficiente y eficaz, no importa donde esten. Estas realidades no sólo se aplican a las empresas, sino a organizaciones de todo tipo: escuelas, gobiernos, grupos comunitarios, y más”.

Ya hay quien se ha apresurado a criticar a Azure porque Microsoft no sólo controla el Sistema Operativo, sino también los data centers donde corren las aplicaciones y los servidores donde se almacena la información, sin embargo, y como bien apunta Troy Farrell, Arquitecto de Soluciones para Operitel Corp., “Supongo que alguna gente desconfía de Microsoft por su tamaño, como alguna gente desconfía de Google, que está alojando y almacenando datos en Google Apps y otros servicios, pero no es diferente que pagar a otra compañía de hosting”. Igualmente, ha sido Alberto Ramirez, promotor de la consultora Tallan quien ha asegurado que “Hay demanda para esto, especialmente ahora. No se requiere ni personal de TI ni un servidor en una habitación. Y se cuida de la seguridad.”.

Probablemente sea una nueva revolución tecnológica. Y problabemente Amazon y Google sean la clave para ello.

eXpresso: COMPARTE TUS HOJAS DE CÁLCULO ONLINE

Hasta hace relativamente poco tiempo, compartir Excel en entornos colaborativos era algo exclusivo de Sharepoint, y, más recientemente, de Microsoft Office Live Workspace. Sin embargo, desde que la tecnología cloud computing ha transformado la manera en que las empresas rentabilizan su infraestructura de IT, servicios como Google Docs o Zoho permiten acceder y colaborar con documentos importados de la suite ofimática de Microsoft.

eXpresso permite a los usuarios de Excel compartir, editar, imprimir y descargar sus hojas de cálculo a través de Internet, con practicamente un número ilimitado de personas colaborando en tiempo real. Para ello las hojas de cálculo son enviadas al servidor de eXpresso y aseguradas con un proceso de cifrado SSL donde la contraseña y los datos protegidos son almacenados en una base de datos Oracle para posteriormente sincronizar automáticamente los cambios realizados. Hay una versión básica de su producto disponible de forma gratuita y una versión completa libre de anuncios llamado expreso Pro ahora disponible por $15 por usuario al mes o $79 por usuario al año, con tasas de volumen a partir de cinco usuarios de la versión Pro.

Recientemente eXpresso ha lanzado una mejora en su add-in offline en la que destaca una mayor usabilidad que hacen esta herramienta más conveniente y mejor integrada con el entorno online de eXpresso.

A diferencia de los anteriormente mencionados Zoho y Google Docs, y como medida de seguridad y confidencialidad, la herramienta de eXpresso va más allá de la función de “Guardar como” para posteriormente descargar los archivos y automáticamente elimina la versión descargada de cualquier archivo de Excel la próxima vez que la persona vuelve a registarse en el servicio. A fín de garantizar la seguridad, cualquier hoja de cálculo abierta offline desde el entorno de eXpresso es bloqueda para evitar la edición por parte de otros usuarios. Una vez que el propietario de la hoja de cálculo ha guardado los cambios realizados a eXpresso y cierra la hoja de cálculo, el bloqueo se libera. Los propietarios de las hojas de cálculo también pueden dar otros privilegios para descargar archivos para editar o simplemente para verlos. Además, se les notifica automáticamente cada vez que un archivo se descarga. Una vez que la hoja de cálculo es “devuelta” a través de la carga, el propietario es de nuevo notificado y se le entrega un registro de los cambios realizados a través de un informe de las celdas . Las versiones de las hojas de cálculo también pueden ser comparadas con el fin de seguir los cambios.

Disponible gratuitamente como prueba durante 30 días, eXpresso es compatible con Office 2000, XP, 2003 y 2007 y soporta archivos xls. La versión gratuita está limitada a cinco hojas de cálculo, un límite que desaparece con la versión Pro.

Se espera que en los próximos meses eXpresso esté disponible para ofrecer soporte a PowerPoint, Word y archivos PDF.

SaaS: EL VALOR DEL RIESGO

A propósito de la caída de los servidores de Amazon se ha abierto un debate en torno a los riesgos que conlleva SaaS, a pesar de que este modelo está plenamente consolidado.

Sin embargo, al hablar de las ventajas del software bajo demanda, cabe destacar la reducción de costes en hardware, así como la eliminación de instalación de aplicaciones y su mantenimiento y soporte. Asímismo, SaaS complementa la necesidad de las empresas de externalizar parte de sus requisitos en IT. Esto es especialmente útil para las pequeñas y medianas empresas. Otra de las ventajas es que los proveedores de SaaS ofrecen contratos flexibles que se centran en los costes por servicios específicos. Mientras los proveedores ganan más conocimiento acerca de lo que las empresas quieren, estas ideas se incorporan en las actualizaciones de las versiones, lo que significa mejor software y, igual de importante, más servicio responsable.

Las desventajas, por otro lado, vienen apoyadas principalmente por la continuidad de negocio por parte de las grandes empresas y la incertidumbre de que los proveedores de SaaS podrían cerrar sus puertas con facilidad. Si esto sucede, ¿Dónde van a parar los datos alojados?, ¿Qué alternativas están disponibles de forma inmediata para los usuarios finales?. La seguridad de sus datos y las responsabilidades son algunas de las cuestiones que los clientes-tanto grandes como pequeñas o medianas empresas-plantean la mayor parte del tiempo.

El uso de SaaS en la Empresa 2.0 puede ayudar a que las empresas sean más agiles, según afirma Oscar Berg en este post en el que enfatiza estos tres puntos fundamentales:

” 1.- Capacidad para anticiparse con rapidez, reconocer e identificar cambios importantes (o la necesidad de cambios) en el entorno empresarial.

2.- Capacidad para rápidamente tomar decisiones informadas sobre la manera de reaccionar (o no reaccionar) sobre estos cambios.

3.- Capacidad de reaccionar rápidamente a los cambios de adaptación de objetivos, estrategias, procesos, organización y apoyo a las infraestructuras tales como tecnologías de la información.”

Por ello, y basandonos en el punto número 3, para la Empresa 2.0 el riesgo es menor ya que en el modelo tradicional de software de compra, se le pide que pague una cuota por adelantado por un número determinado de licencias. Como administrador de TI también debe tener en cuenta el TCO y los costes auxiliares relacionados con la adquisición de hardware y el personal. Sin embargo, en el modelo SaaS, el usuario no posee la aplicación, sino que la alquila para su uso – dejando la responsabilidad de la ejecución, mantenimiento y actualización del software en manos del proveedor SaaS.

En un futuro muy inmediato oiremos hablar de Data Centers construídos por proveedores de SaaS tras haber invertido una gran cantidad de capital (Entre ellos el Chicago Plant de Microsoft) y del auge de las acciones de las empresas proveedoras de SaaS así como del acercamiento de los bancos inversores impulsando una amplia gama de actividad de fusiones y adquisiciones.

LAS EMPRESAS AUMENTAN SU GASTO EN TECNOLOGÍAS WEB 2.0

Según un informe realizado por Forrester Research los gastos de las empresas en tecnologías Web 2.0 se incrementarán notablemente durante los próximos cinco años hasta alcanzar los 4,6 billones de dólares en herramientas de networking, mashups y RSS. Sólo en 2.008, firmas con 1.000 empleados o más gastarán 764 millones de dólares en herramientas y tecnologías Web 2.0.

La categoría en la que se invertirá más será la de herramientas de networking, con un total de 258 millones de dólares en 2.008, seguido de RSS, blogs, wikis y mashups.

Sin embargo, las nuevas empresas Web 2.0 con esperanzas de sacar provecho de esta tendencia todavía tienen que luchar con el software tradicional, concretamente contra los gustos por Microsoft e IBM. Muchas tiendas optarán por mantener el software de estos grandes, sobre todo ahora que ambos estan integrando Web 2.0 en sus ofertas.

SharePoint de Microsoft, por ejemplo, ahora incluye wikis, blogs, y tecnologías RSS en su suite de colaboración. IBM ofrece redes sociales y herramientas de mashup a través de sus productos Lotus Connections y Lotus Mashups y SAP Business Suite incluye la creación de redes sociales y widgets.

Lo que esto significa es que gran parte de las herramientas Web 2.0 simplemente “se fundirán en el tejido de las suites de colaboración empresarial”, dice Forrester. En 2013, pocos compradores buscarán y comprarán herramientas Web 2.0 específicamente. La Web 2.0 se convertirá en una característica, no un producto.

FREE BUSINESS BOOK

Es lo que nos ofrece Peter Ireland en su blog. Un libro sobre, según él, “Todo lo que se necesita para lanzar una empresa en estos días”. Orientado a la creación de una Internet Startup y de más que recomendada lectura.

HERRAMIENTAS SOCIALES EN LA EMPRESA (I)

Leyendo el post escrito por Lucas Rodríguez Cervera sobre la utilización de Facebook como intranet recordé el caso descrito por Shel Holtz en su blog acerca de cómo la compañía de seguros Northwestern Mutual logró beneficios tras implantar herramientas sociales como blogs y RSS en su intranet a pesar de no ser una empresa especializada en tecnología.

El esfuerzo en el blog de la compañía fue diseñado para alcanzar tres objetivos específicos:

* Comunicación eficaz y precisa desde los directivos a los empleados
* Una cadena de reacciones de los empleados a los directivos.
* Comunicación entre empleados.

A pesar de los temores iniciales de que el blog pudiera reducir la productividad, lo cierto es que proporcionó una solución parcial al problema de sobrecarga de información, permitiendo que los empleados – especialmente los distribuidos geográficamente – pudieran añadir nuevos contenidos en sus ratos libres, reduciendo así las llamadas de conferencia, las reuniones y la sobrecarga de correo electrónico. La empresa cuenta aún con una mayor esperanza por la recientemente lanzada solución RSS, que está previsto que ayude a reducir la sobrecarga de información, los mensajes de correo electrónico y los boletines de noticias en transición del contenido del portal corporativo hacia el canal RSS.

Lo siguiente para Northwestern Mutual son los esfuerzos por impulsar una mayor adopción de los blogs entre los empleados, añadir wikis y podcasts y aplicar esfuerzos en herramientas sociales que trabajan detrás del firewall en la World Wide Web para propósitos de comunicación externa.

Como opción interesante, se puede incluir en la propia intranet corporativa un widget de Facebook llamado Workbook que permite a los empleados de una empresa relacionarse únicamente con sus compañeros, compartir contenidos de modo interno y crear grupos sobre temas profesionales.

Y como lectura recomendada, la guía de herramientas sociales en los negocios escrita por Trevor Hook y Lee Hopkins, en la cual explican con detalle las nuevas maneras de gestionar el conocimiento a través de los blogs, wikis o redes sociales en beneficio de la empresa.